Положення про Загальні збори

Затверджено
рішенням Загальних зборів Учасників
Платформи
від 07.12.17

ПОЛОЖЕННЯ
про Загальні збори Учасників Міжнародної платформи
«Впровадження положень Угоди про асоціацію між Україною та Європейським Союзом
щодо ефективного та збалансованого використання природних ресурсів»

РОЗДІЛ 1. Загальні положення

1.1. Це Положення визначає компетенцію Загальних зборів Учасників Платформи (надалі – Загальні збори), порядок підготовки та проведення Загальних зборів.

1.2. Загальні збори є вищим органом управління Платформи.

1.3. Загальні збори у своїй діяльності керуються чинним законодавством України, цим Положенням, а також іншими документами Платформи.

1.4. Учасники Платформи беруть участь в Загальних зборах через своїх представників, повноваження яких оформлюються у відповідності до чинного законодавства України.

РОЗДІЛ 2. Компетенція Загальних зборів

2.1. До компетенції Загальних зборів належить вирішення таких питань:

2.1.1. Узгодження пріоритетних та стратегічних напрямів діяльності Платформи;

2.1.2. Затвердження основних документів, що регулюють діяльність органів управління Платформи:

  • Положення про Загальні збори Учасників Платформи;
  • Положення про Наглядову раду Платформи (надалі – Наглядова рада);
  • Положення про Операційну компанію Платформи (надалі – Операційна компанія);
  • Положення про Учасників Платформи

2.1.3. Затвердження річного звіту Платформи;

2.1.4. Затвердження персонального складу Наглядової ради;

2.1.5. Затвердження персонального складу інших органів управління, крім складу Операційній компанії, дорадчих та консультативних колегіальних органів Платформи, якщо такі будуть створені в перспективі.

2.2. Питання, віднесені до компетенції Загальних зборів, не можуть бути передані для вирішення іншим органам управління Платформи.

РОЗДІЛ 3. Річні Загальні збори

3.1. Річні Загальні збори скликаються за рішенням Операційній компанії в період з 1 березня по 31 травня року, наступного за звітним.

3.2. Порядок денний річних Загальних зборів має містити питання про затвердження річного звіту Платформи.

3.3. Учасники Платформи та представники органів управління Платформи не пізніше, ніж за 10 днів до дати проведення річних Загальних зборів мають право вносити пропозиції з питань порядку денного цих зборів. Зазначені пропозиції направляються Голові Ради Підприємства «Експертна Рада Спілки геологів України» (Далі – Керівнику Операційної компанії). Протягом 10 (десяти) днів з дати отримання такої пропозиції Операційною компанією має бути прийняте рішення про її включення до порядку денного Загальних зборів, або рішення про відповідну відмову. Пропозиції про внесення питань до порядку денного річних Загальних зборів повинні бути оформлені письмово і можуть супроводжуватись необхідними документами, підписаними уповноваженими особами.

3.4. У разі внесення до порядку денного питання про формування органів управління Платформи, Учасники Платформи представляють Операційній компанії свої пропозиції щодо кандидатур до їх складу не пізніше, ніж за 10 днів до дати проведення Загальних зборів.

Разом з пропозицією про висунення кандидатів в органи управління Платформи, заявник подає Операційній компанії письмову згоду кожного кандидата балотуватися до відповідного органу управління.

Кандидат, висунутий для обрання до органів управління Платформи, має право в будь-який час відмовитися балотуватися в органи управління, направивши про це письмове повідомлення Операційній компанії. У разі отримання Операційною компанією такого сповіщення до затвердження форми бюлетеня для голосування з виборів складу відповідного органу управління Платформи, Операційна компанія має право виключити кандидата зі списку для голосування. Після затвердження Операційною компанією форми бюлетеня для голосування з виборів відповідного органу управління Платформи, зміни в бюлетень не вносяться. Головуючий на Загальних зборах оголошує про факт отримання відмови (відмов) від кандидатів, включених до бюлетеня для голосування з виборів органів управління Платформи під час обговорення відповідного питання порядку денного на Загальних зборах.

РОЗДІЛ 4. Позачергові Загальні збори

4.1. Загальні збори, що проводяться,окрім річних Загальних зборів, є позачерговими.

4.2. Позачергові Загальні збори проводяться за рішенням Операційної компанії на підставі її власної ініціативи або за письмовою вимогою іншого органу Платформи або Учасників Платформи, кількість яких становлять не менше ніж 25 (двадцять п'ять) відсотків від загального числа Учасників Платформи.

У вимозі про проведення позачергових Загальних зборів мають бути сформульовані питання, які підлягають внесенню до порядку денного зборів.

У вимозі про проведення позачергових Загальних зборів може міститись проект рішень по кожному з цих питань, а також пропозиції щодо формату проведення позачергових Загальних зборів (очно або заочно).

4.3. Протягом 10 (десяти) днів з дати отримання вимоги від органу Платформи або Учасників Платформи про скликання позачергових Загальних зборів, Операційна компанія має прийняти рішення про скликання позачергових Загальних зборів, або про відмову в його скликанні із зазначенням причини відмови.

Рішення Операційної компанії про скликання позачергових Загальних зборів або мотивоване рішення про відмову в їх скликанні направляється особі (органу), що вимагає його скликання, не пізніше 3 (трьох) днів з дати прийняття рішення.

Рішення про відмову у скликанні позачергових Загальних зборів може бути прийнято Операційною компанією в разі, якщо:

  • не дотримано порядку пред'явлення вимоги про скликання позачергових Загальних зборів, встановленого цим Положенням;
  • жодне з питань, запропонованих для внесення до порядку денного позачергових Загальних зборів, не віднесено до компетенції Учасника і (або) не відповідає вимогам чинного законодавства України.

4.4. Проведення позачергових Загальних зборів на вимогу Учасників організовується Операційною компанією не пізніше 30 (тридцяти) днів з моменту подання вимоги про їх проведення.

РОЗДІЛ 5. Головуючий на Загальних зборах та секретар Загальних зборів

5.1. Головуючим на Загальних зборах за посадою є Керівник Операційної компанії, а за його відсутності – його заступник.

5.2. Головуючий на Загальних зборах:

5.2.1. Організовує роботу Загальних зборів;

5.2.2. Організовує ведення протоколу Загальних зборів;

5.2.3. Підписує протокол Загальних зборів та інші документи за результатами проведення Загальних зборів;

5.2.4. Забезпечує своєчасну розсилку рішень, прийнятих Загальними зборами, членам органів управління Платформи, Учасникам Платформи.

5.3. Секретар Загальних зборів призначається за поданням Операційної компанії.

5.4. Секретар Загальних зборів:

5.4.1. Веде протокол Загальних зборів, представляє його на підпис головуючому на Загальних зборах;

5.4.2. Направляє рішення, прийняті Загальними зборами, членам органів управління Платформи, Учасникам Платформи.

5.4.3. Надає Учасникам Платформи копії протоколів Загальних зборів, витяги з протоколів Загальних зборів;

5.4.4. Забезпечує ведення діловодства, документообігу, зберігання документів Загальних зборів;

5.4.5. Повідомляє Учасникам Платформи і органам управління Платформи про проведення Загальних зборів, здійснює розсилку матеріалів порядку денного Загальних зборів;

5.4.6. Виконує інші функції, передбачені дорученнями головуючого на Загальних зборах, рішеннями Загальних зборів та Операційної компанії.

РОЗДІЛ 6. Підготовка Загальних зборів

6.1. Операційна компанія під час підготовки до проведення Загальних зборів:

6.1.1. Затверджує порядок денний;

6.1.2. Затверджує форму бюлетенів для голосування на Загальних зборах;

6.1.3. Визначає дату, час і місце проведення Загальних зборів, час початку реєстрації учасників Загальних зборів і в разі проведення Загальних зборів у формі заочного голосування, дату закінчення прийому бюлетенів для голосування і адресу, за якою повинні надсилатися заповнені бюлетені;

6.1.4. Визначає формат проведення Загальних зборів (очно або заочно);

6.1.5. Визначає перелік і формат інформації (матеріалів) з питань порядку денного Загальних зборів, а також порядок ознайомлення Учасників Платформи або їх представників з даною інформацією (матеріалами);

6.1.6. Визначає список осіб, які мають право присутності на Загальних зборах;

6.1.7. Вирішує інші питання, пов'язані з підготовкою до проведення Загальних зборів.

6.2. Повідомлення про проведення Загальних зборів повинно бути направлено кожному представнику органів управління Платформи та кожному Учаснику Платформи не пізніше, ніж за 10 (десять) днів до дати проведення Загальних зборів. Повідомлення про проведення Загальних зборів може бути направлено електронною поштою, факсом або рекомендованим листом, що дає можливість достовірно встановити факт отримання повідомлення.

6.3. Загальні збори правочинні, якщо на них присутні більше половини Учасників Платформи. При відсутності кворуму для проведення Загальних зборів головуючий на Загальних зборах оголошує нову дату проведення Загальних зборів.

РОЗДІЛ 7. Реєстрація учасників Загальних зборів

7.1. Реєстрація учасників Загальних зборів проводиться в місці, визначеному при підготовці до проведення Загальних зборів та зазначеному в повідомленні про їх проведення.

7.2. Реєстрація учасників Загальних зборів починається не пізніше ніж за 30 хвилин до початку проведення Загальних зборів.

7.3. При реєстрації учасники Загальних зборів пред'являють секретарю Загальних зборів такі документи:

7.3.1. Представник юридичної особи, що є Учасником Платформи, – документ, що підтверджує його посаду відповідно до чинного законодавства, і документ, що засвідчує особу;

7.3.2. Представник Учасника Платформи – довіреність від імені юридичної особи та документ, що посвідчує особу представника;

7.3.3. Запрошена фізична особа – документ, що засвідчує особу;

7.3.4. Запрошена юридична особа – документ, що підтверджує посаду керівника відповідно до чинного законодавства, і документ, що засвідчує особу, або довіреність від імені юридичної особи та документ, що посвідчує особу представника.

РОЗДІЛ 8. Проведення Загальних зборів у форматі спільної присутності (очно)

8.1. Загальні збори у форматі спільної присутності Учасників Платформи (очно) проводиться в такому порядку:

  • Відкриття зборів головуючим;
  • Оголошення головуючим складу лічильної комісії, сформованої Операційною компанією;
  • Оголошення головуючим на Загальних зборах питань порядку денного;
  • Розгляд питань порядку денного;
  • Виступ учасників Загальних зборів та запрошених осіб з питань порядку денного;
  • Видача Учасникам Загальних зборів бюлетенів для голосування; голосування з питань порядку денного, у т. ч. таємного;
  • Підведення лічильною комісією підсумків голосування з питань порядку денного;
  • Оголошення головуючим на Загальних зборах прийнятих рішень з питань порядку денного.

8.2. Тривалість виступів визначається головуючим на Загальних зборах. Запрошені особи мають право виступати і брати участь в обговоренні питань порядку денного Загальних зборів за погодженням з головуючим на Загальних зборах та в установленому ним порядку.

8.3. Кожен Учасник Платформи має один голос на Загальних зборах, якщо документами Платформи не встановлено інше.

8.4. Рішення Загальних зборів ухвалюють простою більшістю голосів учасників. У разі рівного розподілу голосів голос головуючого на Загальних зборах є вирішальним.

8.5. Протокол Загальних зборів повинен містити:

  • Дату, час, місце і формат проведення Загальних зборів (очно або заочно);
  • Перелік учасників Загальних зборів (Учасники Платформи і запрошені);
  • Інформацію про кворум учасників Загальних зборів;
  • Порядок денний Загальних зборів;
  • Рішення з питань порядку денного Загальних зборів; результати голосування учасників Загальних зборів.

До протоколу Загальних зборів додається протокол лічильної комісії про результати голосування з питань порядку денного.

Протокол Загальних зборів складається протягом 7 (семи) днів після їх проведення, підписується головуючим і секретарем Загальних зборів.

8.6. Інші питання, пов'язані зі скликанням та проведенням Загальних зборів, регламентуються документами Платформи, затвердженими Загальними зборами, а також окремими рішеннями Операційної компанії.

РОЗДІЛ 9. Прикінцеві положення

Зміни та доповнення до норм цього Положення здійснюються за рішенням Загальних зборів Учасників Платформи, прийнятим з дотриманням встановленого порядку.